Communications Unifiées : comment convaincre vos utilisateurs non-techniques ?

Unified Communications

Communications Unifiées : comment convaincre vos utilisateurs non-techniques ?

Communications Unifiées : comment convaincre vos utilisateurs non-techniques ?

Tout changement est souvent accueilli avec une certaine réticence, voire une réelle hostilité de la part de certaines personnes. Si vous envisagez d’adopter les Communications Unifiées (UC), vous devrez vous attendre à ce type de réaction, surtout de la part des utilisateurs non-techniques. Pour vaincre ces résistances et susciter l’adhésion de vos utilisateurs, il est essentiel de leur présenter ces technologies comme une solution capable de répondre et de s’adapter à leurs propres besoins personnels – pas uniquement à ceux de l’entreprise.

Pour cela, nous vous recommandons de vous concentrer dans un premier temps sur une poignée d’acteurs clés et de sensibiliser cet échantillon au rôle moteur des UC dans la réalisation des objectifs de l’entreprise. Rallier ces utilisateurs à votre projet vous aidera à faire pencher la balance en votre faveur.

Ce guide revient sur les principales réticences de vos utilisateurs et vous livre les clés pour savoir comment réagir face à leurs préjugés et inquiétudes :

  • Manque de connaissances et peur de l’inconnu
  • Difficultés d’implémentation du nouveau système
  • Processus long et perturbant
  • Coût de l’intégration
  • Statut non-prioritaire des projets de Communications Unifiées

Manque de connaissances et peur de l’inconnu

Les instances décisionnaires d’une entreprise n’ont généralement qu’une connaissance très floue et une idée très vague des technologies et de leurs avantages pour leur activité. Certains se diront : « Je n’y connais pas grand-chose en high-tech, et je suis loin d’être le seul dans ce cas ». D’autres encore penseront : « Nos solutions actuelles me conviennent parfaitement et je n’ai aucune envie d’en changer ». De tels raisonnements peuvent constituer un réel obstacle à l’adoption d’un nouveau système.

C’est pourquoi il est important que tous vos collaborateurs cernent parfaitement les avantages des Communications Unifiées par rapport aux systèmes existants. N’hésitez pas à leur poser des questions : qu’est-ce qui leur plaît dans les systèmes de communication en place ? Utilisent-ils des applications externes non-autorisées par la DSI ("Shadow IT") ? Les réponses que vous obtiendrez vous permettront de programmer des ateliers et formations ciblés pour prévenir toute difficulté dans la prise en main de la nouvelle plateforme UC.

Côté formation justement, il est primordial de parler à vos utilisateurs non-techniques dans un langage clair, simple et concis. Tout « jargon » aura un effet repoussoir qui réduira d’autant les chances d’adoption de votre solution. Toutefois, une approche généraliste ne suffit pas. Vos collaborateurs doivent certes bénéficier d’une formation complète, mais également adaptée à leur niveau de maîtrise des technologies.

Difficulté d’implémentation

Vos instances décisionnaires hésiteront à adopter les Communications Unifiées, parfois par peur des difficultés de déploiement. La création d’un plan complet des différentes étapes de mise en œuvre du nouveau système devrait vous aider à dissiper ces craintes.

L’équipe Arkadin spécialisée dans la gestion du changement a acquis une connaissance approfondie des différents profils d’utilisateurs, ce qui lui a permis de développer un méthode sur-mesure pour que chacun exploite pleinement tout le potentiel de la nouvelle solution

  • Une infrastructure flexible permet d’ajouter rapidement des nouveaux utilisateurs, au fur et à mesure de votre croissance
  • Le déploiement peut s’étendre à tous les départements et divisions à l’échelle mondiale, sans achat de licences logicielles supplémentaires
  • Avec plus de 50 000 clients dans le monde, Arkadin met son expérience à votre service pour assurer un déploiement fluide de votre solution
  • De nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées pour répondre aux besoins de différents profils utilisateurs

Coût de l’intégration

Le coût est un facteur d’adoption absolument déterminant. Malgré la multitude d’avantages qu’offrent les Communications Unifiées pour vos métiers, sa rentabilité financière reste la préoccupation majeure de beaucoup d’entreprises.

Pour présenter les avantages financiers des UC, parlez dans un langage business simple et clair. Inutile de vous lancer dans des explications ultra-techniques. Ce qui importe, c’est de leur fournir une vue d’ensemble des caractéristiques techniques et de leur expliquer l’impact positif des UC sur le plan opérationnel.

  • Elles permettent à vos collaborateurs de travailler où ils veulent et d’être joignables à tout moment pour ne manquer aucune opportunité.
  • Elles réduisent les coûts d’exploitation et améliorent l’efficacité informatique, notamment lorsque leur déploiement est assuré par un seul et même fournisseur.
  • Elles éliminent les coûts de formation et libèrent du temps pour vos équipes. Formation, coaching, maintenance… Arkadin s’occupe de tout.
  • Elles offrent des outils simples qui transformeront la manière dont vos collaborateurs interagissent entre eux et avec leurs clients, avec à la clé des gains de productivité.
  • Elles s’ajustent facilement à vos besoins pour renforcer votre agilité et accompagner vos futurs déploiements locaux, nationaux ou mondiaux.

Projet non-prioritaire

Enfin, certains décideurs seront réticents à l’idée d’investir dans une solution UC s’ils considèrent que le système en place fait largement l’affaire et que d’autres projets sont plus prioritaires. Pour les convaincre, mettez en avant les faiblesses du système existant et les obstacles qu’ils dressent sur la voie du développement de l’entreprise.

Les Communications Unifiées stimulent la collaboration, améliorent la flexibilité des entreprises et leur offrent toute l’agilité nécessaire à leur expansion et leur réactivité. Résultat : elles renforcent leur compétitivité. D’où l’importance de souligner l’urgence d’une migration vers les UC, au risque de se voir distancé par ses concurrents.

Communications Unifiées : comment convaincre vos utilisateurs non-techniques ?