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Organiser et piloter une réunion importante et/ou accueillant un large public

Problématique

  • La réunion aura une forte visibilité au sein de mon entreprise.
  • Plusieurs cadres dirigeants y interviendront. Aucun faux pas n’est permis.
  • Nous ne nous sentons pas suffisamment en confiance pour gérer nous-mêmes le déroulement de l’événement, d’autant plus que nous devons nous concentrer pleinement sur son message et son contenu.
  • Certains participants à l’étranger auront éventuellement besoin d’une assistance locale.
  • Notre département informatique craint une saturation de la bande passante de notre réseau.

Solution

  • Un service événementiel complet et d’une réputation irréprochable pour les communications virtuelles critiques des entreprises, avec pas moins de 100 événements organisés chaque jour aux quatre coins de la planète. La taille et le type de l’événement sont adaptés à vos besoins et objectifs.
  • Quel que soit votre projet (événement audio, conférence téléphonique managée, webinaire, visioconférence, etc.), le chef de projet Arkadin étudiera en détail tous les aspects logistiques et les services liés à l’événement. Il vous proposera notamment la plateforme la mieux adaptée parmi un choix de partenaires spécialisés dans les technologies événementielles, le détachement sur site d’une équipe audio/vidéo au service de vos organisateurs, et le branding de l’événement aux couleurs de votre marque. Si la complexité de l’événement l’exige, l’équipe Arkadin organisera une répétition pour vérifier le bon fonctionnement de la partie technique de la réunion. Nous proposons également des simulations pour vous former, vous ou vos intervenants, aux technologies Arkadin en conditions réelles. Pendant toute la durée de l’événement, Arkadin pourra organiser des séances de questions/réponses, diffuser des vidéos, des diaporamas, etc. Le jour J, l’équipe Arkadin pilotera l’événement de A à Z, prévoira des techniciens sur site le cas échéant, et veillera à la diffusion des bons contenus au bon moment.
  • Un accès international par Internet ou par le biais de numéros à tarification locale, et une assistance locale pour les participants à l’événement.
  • Mise en œuvre de technologies peu consommatrices de bande passante (peer-to-peer, monodiffusion, multidiffusion, etc.). 

Avantages

  • Avec Arkadin, vous vous concentrez pleinement sur le contenu de votre événement, plutôt que sur les questions de logistique.
  • Vous êtes sûr d’organiser une réunion professionnelle, facilement accessible à l’ensemble de vos participants.
  • Vous mesurez le succès de votre conférence à travers des rapports et analyses post-événementiels. Outre la liste des participants, certaines options vous livrent des éclairages précieux sur l’implication des participants, ainsi que des résultats d’enquêtes et de sondages.
  • Vous pouvez enregistrer et archiver votre événement pour le proposer en accès à la demande.

Arkadin & vous

Pour découvrir comment assurer le succès de votre prochain grand événement avec Arkadin Event, n’hésitez pas à nous contacter.

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Étude de cas

“Our original aim,” recalls Mr Wataru Mitsumori from IT Support at Nestlé Japan., “Was to enable global executives visiting Japan to convey their message directly to key management personnel at our sites around the country. We needed a progressive way to bring costs down without sacrificing the real-time nature of the communication.” To make this remote conferencing project even more significant, Mr Mitsumori decided to use it as an in-house demonstration of iPad functionality. Prior to the forum, Arkadin’s event team studied the venue, checked the acoustics and carefully tested the audio and video quality to ensure they met all the customer’s requirements. Arkadin chose to use ArkadinAnytime audio conferencing and Cisco WebEx as it offered an iPad app with professional quality presentation sharing as well as the fully integrated video conferencing that Nestlé Japan required.
Le professionnalisme de l’accompagnement d’Arkadin a répondu à toutes nos attentes. Les équipes ont parfaitement saisi nos besoins et ont su nous proposer une solution parfaitement dimensionnée, en tenant compte en amont de nos contraintes financières. La session de questions/réponses étant en anglais, Arkadin est également intervenu à ce niveau pour assurer la diffusion de la traduction simultanée aux participants japonais.
Wataru Mitsumori, Support IT, Nestlé Japon